會議記錄怎麼寫？內政部會議規範的 12 項欄位，加上待辦
會議記錄照內政部《會議規範》第 11 條寫：第 1 項列了 12 個主要項目，會議名稱及會次、時間、地點、出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名、主席、紀錄、報告事項、選舉事項（沒有就省略）、討論事項（表決方法及結果）、其他重要事項；第 2 項要求由主席及紀錄分別簽署。再加一格「待辦事項：誰、做什麼、什麼時候」，下次開會才追得回來。
（法條用「紀錄」，一般說「會議記錄」，指的是同一份文件；表格裡的「紀錄」是負責記的那個人。）
第 11 條原文
《會議規範》（民國 54 年 7 月 20 日內民字第 178628 號公布施行）第 11 條：
議事紀錄 開會應備置議事紀錄，其主要項目如左： (一)會議名稱及會次。(二)會議時間。(三)會議地點。(四)出席人姓名及人數。(五)列席人姓名。(六)請假人姓名。(七)主席姓名。(八)紀錄姓名。(九)報告事項。(十)選舉事項，選舉方法，票數及結果。（無此項目者，從略。）(十一)討論事項，表決方法及結果。(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
適用範圍寫在第 2 條，包括「各種人民團體之會議，各種企業組織之股東大會及理監事會議等」，所以社團、社區管委會、公司內部會議都可以照這份排。社區的區分所有權人會議、公司的股東會與董事會，法律另外有規定，分別見社區區權會、管委會的會議紀錄規定和股東會、董事會議事錄要寫什麼。
照欄位排的範例
以一場社區管委會月會為例（人名、金額都是舉例）：
| 欄位 | 寫法 |
|---|---|
| 會議名稱及會次 | 幸福大廈管理委員會 115 年度第 10 次會議 |
| 時間 | 115 年 10 月 17 日（六）19:00–20:30 |
| 地點 | 一樓交誼廳 |
| 出席 | 7 人：王大明、陳小美、林志豪…… |
| 列席 | 物業公司 張經理 |
| 請假 | 李小華 |
| 主席／紀錄 | 王大明／陳小美 |
| 報告事項 | 財務報告：本月收入 12 萬、支出 9 萬 |
| 討論事項 | 第 1 案：電梯保養合約續約。表決方法及結果：舉手表決，出席 7 人，6 人同意。決議：通過，續約一年 |
| 其他重要事項 | 下次會議 11 月 14 日 |
| 待辦 | 跟保養廠商簽約／王大明／10 月 31 日前 |
| 簽署 | 主席 王大明、紀錄 陳小美 簽名 |
容易漏掉的三格
一、人數。 第（四）款是「出席人姓名及人數」，只列名字不寫人數，事後要確認當天出席多少人就得一個個數。內政部營建署 102 年 4 月 11 日的函也依這一條說明：「管理委員會會議紀錄當包括出席委員姓名及人數等資料」。
二、表決方法及結果。 第（十一）款要的不只是「通過」兩個字，還有怎麼表決、結果如何（例如出席幾人、幾人同意）。只寫「決議：通過」，日後有人問「當時怎麼表決的」就答不出來。
三、待辦的負責人與期限。 第 11 條沒有這一格，但會議記錄最常被拿出來看的就是「誰要做什麼」。事項、負責人、期限少一欄，這件事就容易沒人做。
出席名單要不要記身分證字號、電話
出席名單寫姓名就能辨認是誰。法務部 102 年 4 月 26 日的函談社區區分所有權人會議紀錄時提出疑問：
區分所有權人會議紀錄蒐集及註記相關個人資料（如身分證字號、住址及電話（行動）號碼等）是否均屬必要？
營建署 102 年 4 月 11 日的函也提醒，蒐集、處理或利用這些資料「不得逾越特定目的之必要範圍」。所以會議記錄產生器不設這些欄位。
用工具排
會議記錄產生器的欄位照第 11 條排，加上待辦；選「一般會議」或「管理委員會會議」，填完可以存成 PDF、下載 Word 檔，或複製可以貼到 LINE 的文字版，紀錄最後留主席與紀錄兩條簽名線。